【人材確保を強化するなかで、「手法」より先に「採用設計」を見直した理由】

皆成建設株式会社では、事業を支える人材の確保を強化するため、複数の人材紹介会社への依頼を進めていました。
一方で、依頼先が増えるなかで情報の整理や共有に手が回りにくくなり、求める人材とのマッチ度を高める余地がある状況でした。
採用担当は社内に1名で、より効率的な進め方を模索していたといいます。

転機は、人材紹介会社との窓口を一本化し、採用計画の設計から伴走するHRマネジメントの「エージェントコントロール」の導入でした。
建築の施工管理職で1名の内定と、5社8名の候補者紹介につながり、現場が採用に関わる姿勢にも変化が生まれたといいます。
導入の背景と変化について、担当の渡邊様と菊地様にお話を伺いました。

導入前の課題：採用基準の整備と、エージェント対応の負荷

導入前、採用面ではどのような課題がありましたか？

菊地様：人材の入れ替わりが続くなかで、会社全体への影響を意識するようになりました。今後に向けて、採用の体制を早めに整えておく必要があると感じていました。

エージェントが増えて限界を感じていたとのことですが、具体的にどのようなやり取りに追われ、何が一番のボトルネックでしたか？

菊地様：今回お願いした建築の施工管理技術者のほかにも、土木や営業など、さまざまな職種の求人を依頼していました。複数の職種・複数の依頼先を並行して管理するなかで、緊急度の高い求人への動きと情報の整理を両立させることが難しくなっていました。

依頼先ごとに伝える内容やタイミングを揃えることが難しくなってきたことが、ボトルネックだったと肌で感じていました。

選定の理由：「短期集中で、最初の設計から」の提案

比較検討されたなかで、他の2社と比べて、HRマネジメントの提案のどこに違いや安心感を感じましたか？

菊地様：他社さんは、1年といったプランで長く並走し、一緒に問題を解決していきますという提案が多かったです。一方でHRマネジメントさんは、最初のポイントである採用計画の段階の問題点を洗い出し、短期集中で解決しましょうという提案をくださいました。それが最終的な決め手になりました。

うちは50名ほどの会社ですが、私のような採用担当が1人いるというのは、わりと珍しいと思います。そこを理解したうえで、自社の状況に合わせたご提案をいただけたことは、とても大きかったです。

「数字で管理すること」への共感もいただいたとのことですが、その背景を教えてください。

菊地様：人材を確保していくうえで、「何人必要か」を部署や経営陣で揃えていくことが課題でした。売上をつくるために何人必要かという、逆算の考え方を整えたいと思っていたんです。基準があれば、判断のぶれも減らせると考えていました。

そこに対して、何人が欲しいならどれくらいの応募が必要か、という逆算の形をしっかり示していただけたので、最初の段階からすごく安心できました。とても具体的でしたね。

支援の内容：エージェントを「増やす」前に、「伝わる」状態をつくる

エージェント経由の採用が伸び悩む理由

エージェント経由の採用が思うように進まない大きな理由の一つは、自社が紹介会社にとって「注力企業」として優先されにくいことにあります。依頼するだけの受け身の関係では、求める人物像や採用要件の理解が深まらず、紹介の数もマッチ度も伸びにくくなります。

一方で、紹介会社を戦略的なパートナーとして捉え、能動的に関わる企業には、求める人物像に合った紹介が増え、優先的に候補者を紹介してもらいやすくなります。そのカギとなるのが、エージェントとのコミュニケーションと、正確な情報共有です。

今回の支援で取り組んだこと

① 採用計画の整理
必要な人数、求める人物像（ペルソナ）、そのために必要な応募数を逆算で整理し、採用の基準を揃えました。

②窓口の一本化
紹介会社からの確認事項や問い合わせを集約し、依頼先ごとの情報共有やタイミングのズレを減らしました。

③新規エージェントの開拓
新たな紹介会社との面談に担当者が同席し、自社の採用の考え方や求める人物像を共有する場をつくりました。

④フィードバックの共有と条件の見直し
紹介会社から寄せられる紹介状況や求人条件への所感を取りまとめ、求人条件を調整する際の材料にしました。

⑤定期的な打ち合わせ
進捗や次の打ち手を定期的に共有し、状況の変化に合わせて対応を見直しました。

エージェントコントロールの３つの支援領域

今回は、とくに「採用計画の整理」（戦略支援）と、「窓口対応・フィードバック共有」（日常業務・改善支援）を中心に支援しました。

導入後の手ごたえ：1名内定、5社8名の紹介と、マッチ度の変化

地域柄1〜2ヶ月に1名の応募があればいい方と言われるなか、1級建築施工管理技士で1名の内定に加えて5社から8名の候補者が集まりました。社内や現場の反応はいかがでしたか？

菊地様：いちばん思ったのは、「ぴったりな人が来るんだ」ということです。それまでも10社ほどの紹介会社にお願いして、近い方は来ていたのですが、少し外れている方が多かったんです。今回は、建築部門とのマッチ度の精度がすごく高まったと感じています。単純に、良かったです。

社内の変化：現場が採用を「自分ごと」にするまで

現場が採用を自分ごととして捉え、協力する意識が広がったとのことです。人事と現場の間に壁がある企業も多いなか、どのようなきっかけがありましたか？

菊地様：これまでは、私たちが候補者を連れてきて「この方どうですか」と投げかけるところから始まることが中心でした。
今回、有力な方をご紹介いただけたこともあり、社員で採用するという意識や、面接へのレスポンスが、これまで以上に高まりました。 そこが協力的になった大きな要因だと思っています。

検討企業へのメッセージ：手法の前に、整える

エージェントを増やしても採用できずに悩んでいる採用担当者へ、一番伝えたいことは何ですか？

菊地様：社内の協力者を増やすことも必要ですし、どうしても手法に目が向きがちですが、まず「整える」部分がとても重要だと感じました。先ほどお話しした協力体制もそうですし、どういう人が欲しいのかというペルソナもそうです。それがあってはじめて手法に進む。この順序立てが、本当に重要でした。

最後に、担当コンサルタントの仕事ぶりについて感じたことをお聞かせください。

菊地様：私が一番接点を多くやり取りさせていただきましたが、印象的だったのは、新規の紹介会社さんとの面談に2社ほど同席していただいたときです。流暢な話しぶりと、相手の話を引き出す力がお上手で、私も学ぶことが非常に多かったです。そういう接し方をする会社だからこそ、紹介会社さんもお付き合いしたいと思うのだろうと、その姿勢を学ばせていただきました。

渡邊様：お仕事ぶりはもちろんですが、話しやすく、相談しやすい方だと最初から感じていました。私自身、採用は人事に任せがちなところがありましたが、そんな私にも声をかけ、思っていることを引き出していただきました。
こういう方々に最初から相談していれば、もっとやりようがあったのかなと思います。一言で言えば、すごく良かったです。