【採用を「作業」で終わらせない。自走するパートナーとともに歩んだ3年間】

医療法人社団 梅華会では、求人作成から面接、日程調整までを現場が担う体制では、スタッフの育成に時間をかけても、ライフイベントなどで定着につながりにくい状況が続いていました。研修を重ねながらも、採用を継続的に高度化していく難しさを感じるなかで、「世の中の採用水準の変化に、自社の採用も合わせていきたい」という想いが生まれたといいます。
外部の業務委託先とも連携を始めましたが、役割の決まった業務の遂行が中心で、改善の提案まで踏み込みにくく、運用の更新が進みにくい状況でした。転機となったのは、2023年11月にスタートしたHRマネジメントの採用代行（RPO）です。面接日程の調整や応募者管理といった窓口業務から始まった支援は、紹介会社・媒体会社との商談、新規開拓、応募者の振り分けへと段階的に広がりました。
導入の経緯から運用の変化、成果、そしてこれからの展望まで、ご担当の杢尾様にじっくりお話を伺いました。

導入前の課題：兼任体制では、人が育ち切らない

導入前、採用面ではどのような課題がありましたか？

杢尾様：梅華会では、医療事務のスタッフが経営企画のような事務的な仕事や、採用などのコーポレート業務を兼任していました。私が指揮はとっていましたが、求人の作成、面接、応募者への連絡や調整は、実際には現場の医療事務スタッフが行っていたんです。

ただ、採用が本業ではないスタッフが担う分、経験を積む時間が十分に取れませんでした。一人ひとり丁寧に育てても、ライフイベントなどで環境が変わることもあり、なかなか定着や蓄積につながりにくい。継続して採用力を高めていくのは難しいなと感じていました。

そこで杢尾様は、外部の業務委託会社が持つ採用部門と連携する体制を試みます。しかし、そこにも新たな課題が見えてきました。

杢尾様：外部の方にお任せすることで、業務が回る安心感はありました。ただ、役割の決まった業務の遂行が中心で、「こうした方がいいのでは」という改善の提案まで期待するのは難しい面がありました。社内のスタッフも兼任でそこまで手が回りませんので、結果的に、私が指示した内容が翌年もそのまま続いていく状態でした。

その一方で、世の中の採用は毎年のように進化していますし、面接を受ける候補者の方も、良い企業とはどういうところなのかを調べる力や情報量が増えています。自社の採用もアップデートしていく必要があると感じました。

導入の経緯・選定理由：「改善が止まらない会社か」を見極める

HRマネジメントとの出会い、契約に至るまでの経緯を教えてください。

杢尾様：前職でつながりのあった採用担当の方に、採用を任せられる会社がないか相談したところ、「HRマネジメントさんなら受けてもらえそうだ」と教えてもらったのがきっかけです。実はHRマネジメントさんのことは以前から認識していて、採用に強い会社だという印象を持っていました。そこで、こちらからご連絡をしました。

導入にあたって、他社との比較はされましたか？

杢尾様：もちろん行いました。いろいろと調べましたが、一番見たのは、改善がどんどん進んでいくかどうかです。業務を細分化して、生産性を高めていくことをやる会社なのか。前年と比べて取り組みが進化している会社であることを、まず前提条件にしました。

以前の業務委託先とは、運用の更新という点で方向性が合わず、見直すことにした経緯があります。HRマネジメントさんとは、契約の最初の半年を「更新するかどうかを判断する期間」と考えて、その間に内容をどう変えていく会社なのかを見ていました。そうしたら、こちらから依頼しなくても、自ら提案しながらどんどん進めてくれました。細かな確認がなくても前に進めてくれる会社を求めていました。

採用代行の会社さんには、ルールやフローが細かく決まっている進め方もあると聞きます。うちは任せるスタンスだったので、柔軟に動いてもらえたのだと思います。

導入後の運用：窓口業務から、新規開拓・選考の振り分けまで

2023年11月の契約開始から、運用面ではどのように変わりましたか？

杢尾様：最初は、媒体会社さんや紹介会社さんとの商談の窓口は私が持ち、HRマネジメントさんには、応募が来たものの面接日程の調整と、応募者の管理をお願いしていました。応募者の管理は、スプレッドシート上でリストを作って、数値管理をしてもらう形です。

それが途中から、紹介会社さんとの商談も、媒体会社さんの営業の方とのやり取りも、HRマネジメントさんが独自に進めてくれるようになりました。さらに次の段階では、新規で営業をかけてくる会社さんへの対応はもちろん、「ここはいい会社かもしれないので、一度試してみましょう」という新規開拓まで、HRマネジメントさんが動いてくれています。

応募者対応の面では、どのように変わりましたか？

杢尾様：一次面接を担ってくれる別の外部パートナーさんとHRマネジメントさんが直接やり取りをして、一次面接をその会社さんがする形になりました。その中で、有力な方については、私が一次面接から対応します。この振り分けをHRマネジメントさんがやってくれているんです。

履歴書の内容から、自社に合いそうかどうかを見極めて振り分ける。ここは当社の感覚的な部分も大きく、現時点では人の目が欠かせないと感じています。そこを、HRマネジメントさんに担ってもらっている状態ですね。

こうした権限の移管が進んだことで、杢尾様がHRマネジメントへ連絡する頻度も大きく減りました。

杢尾様：やり取りの効率を高めたいという私の考えと、HRマネジメントさんの進め方が、うまく合致したのだと思います。最初のうちは書類選考の確認もたくさんしていましたが、だんだん「基準はそちらで決めてください」「それでやってみましょう」という形に変わっていきました。

評価ポイント：「作業者」ではなく「相談相手」として

約3年間のお付き合いで、特に良かった点を教えてください。

杢尾様：一番は、私よりも業務改善やAIの活用に長けているところです。例えば、もっと効率的な方法はないか、ヘッドハンティングのメッセージはこうした方がいいのではないか、といったことです。今はそれを私から言う必要が一切なくて、私が思いつくことは、すでにやってくれているなという感覚があります。

それができるのは、担当の方が相当勉強していて、業務改善にハマっているからだと思います。業務の一つとして取り組む私のような立場では、楽しみながら探究している方には敵わないなと感じます。見ていて頼もしいです。

それに、そうした取り組みをわざわざ私に共有してこないところも、ありがたいんです。細かな実務はお任せできているので、私は知らなくてもいい。安心して任せられている感じが、心地いいですね。

外部に任せ切ることのリスクは、感じていませんか？

杢尾様：私は長くお付き合いしたいと考えているので、今の段階では、外部にしっかりお任せする形でいいと思っています。たとえば私が異動や退職をしても、引き継ぎはHRマネジメントさんの連絡先をお渡しして終わり、で済みます。

社内の人材に同じ役割を担ってもらう場合は、異動や退職といった可能性も考慮する必要があります。その点、外部のパートナーとは、体制面でのリスクの考え方が異なると感じています。HRマネジメントさんの場合、担当の方が変わっても、きちんと共有してもらえるという信頼関係があります。

採用代行の本来の趣旨は、社内で採用するよりも、外部のパートナーを「社内の一員」として活かすこと。決められた作業の遂行にとどまると、改善の視点が生まれにくくなります。「相談相手」として並走する。それが、HRマネジメントが目指すRPOの理想の形です。

今後の展望：在籍者のデータから、「足りない人材」を採用設計へ

今後、さらに変えていきたいことはありますか？

杢尾様：私は、採用する人を「パズルのピース」のようなものだと考えています。この人は左上のピース、この人は真ん中あたりのピース、というように、一つの絵を作っていくのが採用担当の仕事だと思うんです。

ペルソナを考える会社は多いですが、多くの場合、一人のペルソナを描いてしまいます。でも、会社の状況や課題は変わっていきますから、ペルソナなんて月に1回、半年に1回、あるいはもっと早いペースで変わっていいはずです。同じタイプばかりを採用しても、強いチームはできません。そこを進化させていきたいのですが、専門的な知見や時間を十分に割けていないのが現状です。

だからこそ、これまでどんな人が在籍していて、今後どんなタイプを追加で採用すべきか、というところまで一緒に作り込めたらと思っています。「今の在籍者にはAさんのようなタイプがいないので、求人原稿をこう書きましょう」「媒体の会社さんにこう伝えましょう」といったことをやっていければと考えています。

この構想の実現に向けて、すでに独自の取り組みも始まっています。

杢尾様：私が参加しているグループチャットのやり取りは、毎日メールに転送されるようにしています。そのメールをAIに解析させて、誰がどんな役割を担っていて、どんなレベルの発言をしているのか、どんなことに挑戦しているのかを、浅い状態ではありますが拾えるようになってきました。これをサマリーにして共有できれば、「今どんなタイプの人が足りていないのか」をAIで処理して、HRマネジメントさんに共有できるのではないかと見ています。

適性検査のようなシステムも試しましたが、費用や運用の負荷の面で継続が難しい状況でした。そこで、日々のやり取りから自然に拾える方法にシフトしました。チャットのやり取りは日常的に続きますから、そこから拾うことにしたんです。

HRマネジメントの担当者からは、「採用した人が、その後どう動いたかも重要な指標になる。そこに私たちが関われれば、より精度の高い求人設計や提案ができるはず」との声も。採用の「入口」だけでなく、入社後の活躍まで見据えたパートナーシップが、次のテーマになりそうです。

検討企業へのメッセージ：採用の時代が変わるからこそ、「自社を考えてくれる」パートナーを

採用業務の負担や課題を抱える企業様へ、メッセージをお願いします。

杢尾様：これから業務が細分化されて、AIがどんどん進み、自分でやる仕事は減っていく時代になると思います。ただ、AIは、お願いしたことに答えてくれる、あるいはお願いした以上のものを返してくれる存在です。ということは、お願いする人間側に、ある程度のレベルや発想力がないと、それが叶わないということでもあります。

また、AIとは信頼関係を結べるわけではありません。だからこそ、人と人との関係は、やはりすごく重要な役割を担うと思っています。社内であっても外部であっても、同じチームとして働ける人が大切です。

紹介会社さんや媒体会社さんも、もちろん頑張ってくださる方が多いのですが、その中でも、HRマネジメントさんは「うちの会社のことを考えて仕事をしてくれている」と、身に染みて感じることが多くありました。これから採用はより劇的な時代を迎えますが、その中でどこと、誰と付き合っていくかを判断するときには、自社のことを本当に考えてくれる会社を選ぶべきだと思います。HRマネジメントさんは、自信を持ってお勧めできるところです。まずは、話を聞いてみることをお勧めします。